185/2021. (VIII. 30.) határozat

Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a Pest Megyei Kormányhivatal PE/030/01121-1/2021. számú, az igazgatási szünet alatti ügyfélfogadás biztosításával kapcsolatosan tett javaslatát megtárgyalta, és az alábbi döntést hozza:

A Közgyűlés a Kormányhivatal javaslatát az alábbi észrevételekkel elfogadja:

A Közgyűlés az ügyfelek tájékoztatására kiadott, igazgatási szünet ideje alatti ügyintézéssel, a beadványok fogadásával összefüggő információkat tartalmazó közleményt áttekintette és megállapította, az elektronikus iratfogadás szüneteltetése önmagában nem volt jogellenes. Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (Eüsztv.) 27.§ (2) bekezdése lehetőséget biztosít az üzemszünetre technikai okból. Az igazgatási szünet alatt a polgármesteri hivatalban előre tervezett szoftverkarbantartás történt, mely az elektronikus ügyintézési felületet is érintette, ebben az esetben pedig jogszabályi előírás az ügyfelek erről való tájékoztatása a honlapon.

A Közgyűlés vizsgálta a jegyző által vezetett polgármesteri hivatal igazgatási szünet idejére kialakított működési gyakorlatát, annak törvényességét a javaslatban ismertetett jogi szabályozásra tekintettel, különös figyelemmel a Kormányhivatal által kiemelt ügycsoportokra.

A jegyző tájékoztatása szerint az igazgatási szünetet követő első munkanapon hagyatéki ügyben postai úton 30 darab, gyűjtőládából 7 darab, anyakönyvi ügyben postai úton 9 darab, gyűjtőládából 2 darab irat érkezett/került átvételre, melyek között nem volt halaszthatatlan, azonnali intézkedést igénylő ügy.

Elektronikus úton augusztus 9. napján fogadta újra a Hivatal az iratokat, ekkor 33 darab hagyatéki és 4 darab anyakönyvi irat került átvételre, melyek azonnali intézkedést nem igényeltek.

Az anyakönyvvezetők az igazgatási szünetet megelőzően egyeztettek az illetékes temetkezési vállalatokkal, hogy amennyiben haláleset történik, telefonon értesítik őket, akik megkeresés esetén az anyakönyvvezetést a hivatalban elvégzik. Az igazgatási szünet alatt azonban ilyen megkeresés nem érkezett részünkre. Tekintettel arra, hogy Érd területén kórház nem található, így a születéssel kapcsolatos anyakönyvezések egyébként sem jellemzőek.

Anyakönyvi ügyben két halaszthatatlan megkeresés érkezett e-mailen, illetve telefonon (eskütétel, illetve külföldi állampolgár házasságkötése), amellyel kapcsolatosan felmerült feladatok azonnal elvégzésre kerültek a hivatalban az anyakönyvvezető által, mivel a telefonos és e-mailen keresztüli kapcsolattartás biztosított volt.

Az Ügyfélszolgálattal rendelkező Lakosság-szolgálati Irodán a vezető telefonon elérhető volt, illetve rendelkezésre állt olyan ügyintéző kolléga, aki a hivatalban intézkedni tudott volna, amennyiben halaszthatatlan ügyintézés vált volna szükségessé, azonban ilyen megkeresés az ügyfelek részéről nem érkezett (az e-mailes megkeresések nyomon követése folyamatos volt.)

Az igazgatási szünet alatt az ügyfelek sürgős ügyeikkel e-mailben elérhették a jegyzőt és a polgármestert is, a Városrendészeti Csoport munkatársai pedig ebben az időszakban is szolgálatban voltak. Erről a jegyző az Érdi Újság 2021. július 28-ai számában tájékoztatta az ügyfeleket. A tájékoztatás az online médiában is megjelent.

Az igazgatási szünet időtartama alatt köztisztviselők egyéni kérelme alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója biztosította a hivatalban történő munkavégzést, így számos területen a feladatellátás ebben az időszakban is folyamatos volt.

Az igazgatási szünet elrendelése több okból is indokolt volt:

• Az idei év a koronavírus járvány miatt az átlagostól eltért munkaszervezési szempontból is, hiszen a közigazgatásban országosan otthoni munkavégzés volt elrendelve, ennek ideje alatt a dolgozók nem tudták az eredeti terveik szerint igénybe venni szabadságukat az utazási és egyéb korlátozások miatt sem.
• Továbbá vannak olyan munkakörök, amelyeket munkaerő gazdálkodási szempontok miatt csak egy köztisztviselő lát, így az ő szabadságuk kiadása is csak ilyen módon volt biztosítható.
• Augusztusban több olyan oktatás is zajlik a hivatalban (iktatóprogram, döntéstámogató rendszer), amely nem tette lehetővé a szabadságok ebben a hónapban való kiadását.

A fent leírtak alapján a Közgyűlés nem találta megállapíthatónak az igazgatási szünet alatti alapvető ügyintézési szolgáltatások teljes szüneteltetését, hiszen a haladéktalan ügyek elintézésre kerültek, telefonon, e-mailben az ügyintézésre lehetőség volt. Mindemellett felkéri a jegyzőt, hogy a jövőben az Eüsztv. 27.§ (3) bekezdése alapján az elektronikus ügyintézés szüneteltetése esetén biztosítsa az ügyfelek beadványainak elektronikus utat nem igénylő módon történő fogadását és feldolgozását, valamint lakossági ügyfélszolgálattal rendelkező hivatal lévén, a folyamatos feladatellátást.

A Közgyűlés felkéri a polgármestert, hogy jelen döntéséről 8 napon belül tájékoztassa a Kormányhivatalt.

Határidő:         döntés továbbítására – 8 nap

Felelős:            dr. Csőzik László polgármester