Tisztelt Közgyűlés!
A Pest Megyei Kormányhivatal 2021. augusztus 3. napján kelt, az előterjesztés mellékleteként csatoltjavaslattal élt az igazgatási szünet alatti ügyfélfogadás biztosításával kapcsolatban.Javaslatában arra kéri a Közgyűlést, hogy soron következő ülésén tűzze napirendre és vizsgálja meg a jegyző által vezetett polgármesteri hivatal igazgatási szünet idejére kialakított működési gyakorlatát, annak törvényességét a javaslatban ismertetett jogi szabályozásra tekintettel. Javasolja, hogy a napirend tárgyalásakor a Közgyűlés tekintse át az 55/2021. (III.11.) számú határozat alapján az ügyfelek tájékoztatására kiadott, igazgatási szünet ideje alatti ügyintézéssel, a beadványok fogadásával összefüggő információkat tartalmazó közleményt.
Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 232. § (3) bekezdése alapján az Érdi Polgármesteri Hivatalban 2021. július 26. napjától 2021. augusztus 8. napjáig, valamint 2021. december 27. napjától 2021. december 31. napjáig tartó időszakra igazgatási szünetet rendelt el 55/2021.(III.11.) számú határozatával.
Az igazgatási szünet elrendelésének jogszabályi hátterét a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (Kttv.), valamint a közszolgálati tisztviselők munka-és pihenőidejéről, az igazgatási szünetről, a közszolgálati tisztviselőt és a munkáltatót terhelő egyes kötelezettségekről, valamint a távmunkavégzésről szóló 30/2012. (III.7.) számú kormányrendelet adja.
Kttv. 232. § (3) bekezdése alapján:
„A képviselő-testület, valamint a 2. §-ban felsorolt szervek vezetője – a Kormány ajánlásának figyelembevételével – a rendes szabadság kiadására igazgatási szünetet rendelhet el. Az ilyen módon kiadott rendes szabadság nem haladhatja meg a köztisztviselő adott évre megállapított alapszabadságának a háromötödét”
A Korm. rend. 13. §-15. §-ai szerint:
„13. § (1) Az igazgatási szünet időtartama:
nyáron öt egybefüggő naptári hét, amely augusztus 20-át közvetlenül követő vasárnapig tart,
télen két egybefüggő naptári hét, amely január 1-jét közvetlenül követő vasárnapig tart.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott igazgatási szünet időszaka alatt az esedékessége évében ki nem adott szabadság teljes egésze kiadható.
14. § Az államigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője az igazgatási szünet alatt a szabadságot úgy adja ki, hogy biztosítsa a zavartalan ügymenetet és feladatellátást, valamint a lakossági ügyfélszolgálattal rendelkező szervek esetében a folyamatos feladatellátást.
15. § A Kormány a Kttv. 232. § (3) bekezdése alapján a helyi önkormányzat képviselő-testülete, valamit a Kttv. 2. §-ában felsorolt szervek vezetője számára ajánlja igazgatási szünet elrendelése esetén az e rendeletben foglaltak figyelembevételét.”
A város honlapján az ügyfelek tájékoztatására az alábbi közlemény jelent meg:
,,IGAZGATÁSI SZÜNET
A POLGÁRMESTERI HIVATALBAN
Tájékoztatjuk Tisztelt Ügyfeleinket, hogy Érd Megyei Jogú Város polgármestere – a Közgyűlés feladat- és hatáskörében eljárva hozott – 55/2021. (III.11.) számú határozatával a Polgármesteri Hivatalban 2021. július 26. napjától augusztus 8. napjáig igazgatási szünetet rendelt el.
Az igazgatási szünet ideje alatt az ügyfelek papír alapú beadványainak fogadását a Polgármesteri Hivatal főportáján (Alsó utca 1.) elhelyezett gyűjtőládával az eddigi gyakorlattal egyezően biztosítjuk.
Tájékoztatjuk továbbá Ügyfeleinket, hogy technikai okok miatt elektronikus iratokat és postai küldeményeket az igazgatási szünet alatt a Polgármesteri Hivatal nem tud fogadni.
Megértésüket köszönjük!”
A Kormányhivatal a kormányrendelet 14.§-ára hivatkozással azt sérelmezi, hogy nincs arra jogszabályi lehetőség, hogy az elrendelt igazgatási szünet teljes tartama alatt kvázi ,,bezárják” a polgármesteri hivatalt, illetve szüneteltessék az alapvető ügyintézési szolgáltatásokat. A Kormányhivatal hivatkozott továbbá a halasztást nem tűrő anyakönyvezési feladatokra, a hagyatéki leltározás megkezdésének határidejére, továbbá az ügyek elektronikus intézése biztosításának kötelezettségére. Álláspontja szerint a felsorolt okok miatt elengedhetetlen, hogy az igazgatási szünet időtartama alatt az ügyintézés folyamatossága legalább ügyelet formájában, illetve a jogszabályi feltételek fennállása esetén a szükséges intézkedések megtétele, az eljárások lefolytatása biztosítva legyen.
A Polgármesteri Hivatal igazgatási szünet alatti ügyintézéséről Érd Megyei Jogú Város jegyzője az alábbi tájékoztatást nyújtotta:
Az igazgatási szünet alatt az ügyfelek sürgős ügyeikkel e-mailben elérhették a jegyzőt és a polgármestert is, a Városrendészeti Csoport munkatársai pedig ebben az időszakban is szolgálatban voltak. Erről a jegyző az Érdi Újság 2021. július 28-ai számában tájékoztatta az ügyfeleket. A tájékoztatás az online médiában is megjelent.
Az igazgatási szünet időtartama alatt köztisztviselők egyéni kérelme alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója biztosította a hivatalban történő munkavégzést, így számos területen a feladatellátás ebben az időszakban is folyamatos volt.
Az igazgatási szünet alatt volt lehetőség elvégezni a szoftverkarbantartást is, mely az elektronikus ügyintézési felületet is érintette, ezért tájékoztatták az ügyfeleket előzetesen arról a honlapon, hogy technikai okok miatt elektronikus iratokat nem tudnak fogadni. Az üzemszünetre az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 27.§ (2) bekezdése is lehetőséget biztosít, mely alapján az elektronikus ügyintézést biztosító szerv minden olyan előre tervezett technikai tevékenységről, amely a szolgáltatás vagy az elektronikus ügyintézés szünetelését vagy korlátozott működőképességét eredményezi, legalább a tevékenység megkezdése előtt 3 nappal köteles tájékoztatást adni.
A Kormányhivatal által megjelölt ügycsoportokban (hagyatéki, anyakönyvi eljárás) az igazgatási szünet alatti ügyintézésről a következő információkat nyújtotta:
Az igazgatási szünetet követő első munkanapon hagyatéki ügyben postai úton 30 darab, gyűjtőládából 7 darab, anyakönyvi ügyben postai úton 9 darab, gyűjtőládából 2 darab irat érkezett/vettünk át, melyek között nem volt halaszthatatlan, azonnali intézkedést igénylő ügy.
Elektronikus úton augusztus 9. napján fogadta újra a Hivatal az iratokat, ekkor 33 darab hagyatéki és 4 darab anyakönyvi iratot vettünk át, melyek azonnali intézkedést nem igényeltek.
Az anyakönyvvezetők az igazgatási szünetet megelőzően egyeztettek az illetékes temetkezési vállalatokkal, hogy amennyiben haláleset történik, telefonon értesítik őket, akik megkeresés esetén az anyakönyvvezetést a hivatalban elvégzik. Az igazgatási szünet alatt azonban ilyen megkeresés nem érkezett részünkre. Tekintettel arra, hogy Érd területén kórház nem található, így a születéssel kapcsolatos anyakönyvezések egyébként sem jellemzőek.
Anyakönyvi ügyben két halaszthatatlan megkeresés érkezett e-mailen, illetve telefonon (eskütétel, illetve külföldi állampolgár házasságkötése), amellyel kapcsolatosan felmerült feladatok azonnal elvégzésre kerültek a hivatalban az anyakönyvvezető által, mivel a telefonos és e-mailen keresztüli kapcsolattartás biztosított volt.
Az Ügyfélszolgálattal rendelkező Lakosság-szolgálati Irodán a vezető telefonon elérhető volt, illetve rendelkezésre állt olyan ügyintéző kolléga, aki a hivatalban intézkedni tudott volna, amennyiben halaszthatatlan ügyintézés vált volna szükségessé, azonban ilyen megkeresés az ügyfelek részéről nem érkezett (az e-mailes megkeresések folyamatosan nyomon voltak követve).
Az igazgatási szünetet követően augusztus 9-én valamennyi beküldött elektronikus irat fogadása megtörtént, meghiúsulási igazolás küldésére a feladók részére nem került sor.
Az igazgatási szünet elrendelése több okból is indokolt volt:
- Az idei év a koronavírus járvány miatt az átlagostól eltért munkaszervezési szempontból is, hiszen a közigazgatásban országosan otthoni munkavégzés volt elrendelve, ennek ideje alatt a dolgozók nem tudták az eredeti terveik szerint igénybe venni szabadságukat az utazási és egyéb korlátozások miatt sem.
- Továbbá vannak olyan munkakörök, amelyeket munkaerő gazdálkodási szempontok miattcsak egy köztisztviselő lát, így az ő szabadságuk kiadása is csak ilyen módon volt biztosítható.
- Augusztusban több olyan oktatás is zajlik a hivatalban (iktatóprogram, döntéstámogató rendszer), amely nem tette lehetővé a szabadságok ebben a hónapban való kiadását.
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletének részletes szabályairól szóló 119/2012. (VI. 26.) számú kormányrendelet 4. § (2) bekezdése alapján a fővárosi és megyei kormányhivatalnak az érintett működésére, szervezetére, döntéshozatali eljárására vonatkozó javaslatát a helyi önkormányzat képviselő-testülete, illetve a társulási tanács - amennyiben a megkeresés más határidőt nem tartalmaz - a soron következő ülésén köteles megtárgyalni, és arról döntést hozni.
A jogszabály szerint a javaslat elutasításának indokát a polgármester köteles a döntést követő 8 napon belül a fővárosi és megyei kormányhivatallal ismertetni.
Kérem a Tisztelt Közgyűlést, hogy tárgyalja meg a Kormányhivatal javaslatát és hozza meg döntését!
Érd, 2021. augusztus 27.
|
|
Dr. Csőzik László polgármester |
HATÁROZATI JAVASLAT
Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a Pest Megyei KormányhivatalPE/030/01121-1/2021. számú,az igazgatási szünet alatti ügyfélfogadás biztosításával kapcsolatosan tett javaslatát megtárgyalta, és az alábbi döntést hozza:
A Közgyűlés a Kormányhivatal javaslatát az alábbi észrevételekkel elfogadja.
A Közgyűlés az ügyfelek tájékoztatására kiadott, igazgatási szünet ideje alatti ügyintézéssel, a beadványok fogadásával összefüggő információkat tartalmazó közleményt áttekintette ésmegállapította, az elektronikus iratfogadás szüneteltetése önmagában nem volt jogellenes. Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény(Eüsztv.) 27.§ (2) bekezdése lehetőséget biztosít az üzemszünetre technikai okból. Az igazgatási szünet alatt a polgármesteri hivatalban előre tervezett szoftverkarbantartás történt, mely az elektronikus ügyintézési felületet is érintette,ebben az esetben pedig jogszabályi előírás az ügyfelek erről való tájékoztatása a honlapon.
A Közgyűlés vizsgálta a jegyző által vezetett polgármesteri hivatal igazgatási szünet idejére kialakított működési gyakorlatát, annak törvényességét a javaslatban ismertetett jogi szabályozásra tekintettel, különös figyelemmel a Kormányhivatal által kiemelt ügycsoportokra.
A jegyző tájékoztatása szerint az igazgatási szünetet követő első munkanapon hagyatéki ügyben postai úton 30 darab, gyűjtőládából 7 darab, anyakönyvi ügyben postai úton 9 darab, gyűjtőládából 2 darab irat érkezett/került átvételre, melyek között nem volt halaszthatatlan, azonnali intézkedést igénylő ügy.
Elektronikus úton augusztus 9. napján fogadta újra a Hivatal az iratokat, ekkor 33 darab hagyatéki és 4 darab anyakönyvi irat került átvételre, melyek azonnali intézkedést nem igényeltek.
Az anyakönyvvezetők az igazgatási szünetet megelőzően egyeztettek az illetékes temetkezési vállalatokkal, hogy amennyiben haláleset történik, telefonon értesítik őket, akik megkeresés esetén az anyakönyvvezetést a hivatalban elvégzik. Az igazgatási szünet alatt azonban ilyen megkeresés nem érkezett részünkre. Tekintettel arra, hogy Érd területén kórház nem található, így a születéssel kapcsolatos anyakönyvezések egyébként sem jellemzőek.
Anyakönyvi ügyben két halaszthatatlan megkeresés érkezett e-mailen, illetve telefonon (eskütétel, illetve külföldi állampolgár házasságkötése), amellyel kapcsolatosan felmerült feladatok azonnal elvégzésre kerültek a hivatalban az anyakönyvvezető által, mivel a telefonos és e-mailen keresztüli kapcsolattartás biztosított volt.
Az Ügyfélszolgálattal rendelkező Lakosság-szolgálati Irodán a vezető telefonon elérhető volt, illetve rendelkezésre állt olyan ügyintéző kolléga, aki a hivatalban intézkedni tudott volna, amennyiben halaszthatatlan ügyintézés vált volna szükségessé, azonban ilyen megkeresés az ügyfelek részéről nem érkezett (az e-mailes megkeresések nyomon követése folyamatos volt.)
Az igazgatási szünet alatt az ügyfelek sürgős ügyeikkel e-mailben elérhették a jegyzőt és a polgármestert is, a Városrendészeti Csoport munkatársai pedig ebben az időszakban is szolgálatban voltak. Erről a jegyző az Érdi Újság 2021. július 28-ai számában tájékoztatta az ügyfeleket. A tájékoztatás az online médiában is megjelent.
Az igazgatási szünet időtartama alatt köztisztviselők egyéni kérelme alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója biztosította a hivatalban történő munkavégzést, így számos területen a feladatellátás ebben az időszakban is folyamatos volt.
Az igazgatási szünet elrendelése több okból is indokolt volt:
- Az idei év a koronavírus járvány miatt az átlagostól eltért munkaszervezési szempontból is, hiszen a közigazgatásban országosan otthoni munkavégzés volt elrendelve, ennek ideje alatt a dolgozók nem tudták az eredeti terveik szerint igénybe venni szabadságukat az utazási és egyéb korlátozások miatt sem.
- Továbbá vannak olyan munkakörök, amelyeket munkaerő gazdálkodási szempontok miatt csak egy köztisztviselő lát, így az ő szabadságuk kiadása is csak ilyen módon volt biztosítható.
- Augusztusban több olyan oktatás is zajlik a hivatalban (iktatóprogram, döntéstámogató rendszer), amely nem tette lehetővé a szabadságok ebben a hónapban való kiadását.
A fent leírtak alapján a Közgyűlés nem találta megállapíthatónak az igazgatási szünet alatti alapvető ügyintézési szolgáltatások teljes szüneteltetését, hiszen a haladéktalan ügyek elintézésre kerültek, telefonon, e-mailben az ügyintézésre lehetőség volt. Mindemellett felkéri a jegyzőt, hogy a jövőben az Eüsztv. 27.§ (3) bekezdése alapján az elektronikus ügyintézés szüneteltetése esetén biztosítsa az ügyfelek beadványainak elektronikus utat nem igénylő módon történő fogadását és feldolgozását, valamint lakossági ügyfélszolgálattal rendelkező hivatal lévén, a folyamatos feladatellátást.
A Közgyűlés felkéri a polgármestert, hogy jelen döntéséről 8 napon belül tájékoztassa a Kormányhivatalt.
Határidő: döntés továbbítására – 8 nap
Felelős: dr. Csőzik László polgármester
A szavazás módja: nyílt szavazás, egyszerű többség szükséges.
